Cómo manejar un presupuesto cuando se trabaja como “freelancer”

Decisión hecha. “A partir de mañana, seré freelancer”, dicen tus pensamientos. 

La #VidaFreelance responde a muchas circunstancias, pero también está llena de signos de preguntas y uno de ellos corresponde al presupuesto. ¿Cómo lo hago? ¿Qué debo considerar al organizarlo? ¿Cómo trabajo el asunto de las planillas? ¿Qué estrategia financiera debo seguir?

Para responder a muchas de estas preguntas (y más), conversé virtualmente con Suhailly Matos y Manuel Vidal, creadores de Café on a Budget, una iniciativa de educación en finanzas, hábitos y mentalidad.

En estas cinco preguntas, queremos ayudarte a desarrollar un presupuesto como “freelancer” de la mano de un/a contable de preferencia.

Digamos que una persona comenzó a trabajar de manera independiente este año. ¿Qué es lo primero que debe hacer para establecer un presupuesto?

“El presupuesto es pieza esencial en la vida financiera de todos. Si no riges tus finanzas personales bajo un presupuesto, ¿cuáles son los chances de que lo hagas con tu propio negocio? Y entonces, ¿cuán frecuente te verás en la situación de tener que retirar dinero del negocio para “cuadrar caja” con tus gastos personales?

Para evitar esto, lo primero a averiguar es cuáles son los gastos básicos del hogar: renta, comida, utilidades, y transportación. Esto es lo que llamamos las cuatro paredes del presupuesto, y esta es la cantidad mínima promedio que necesitas generar como ingreso cada mes para vivir. 

Como “freelancer”, el ingreso mes a mes es variable. Pueden haber meses buenos, y meses flojos; así que es imperativo ponerle un tope a los gastos. Esto creará seguridad financiera, y así se mitiga el riesgo de quedarse corto durante esos meses flojos.

Tip: Existen apps que te permiten monitorear tus ingresos y gastos. Algunos ejemplos son: EveryDollar (mi favorita), Mint y PocketGuard”.

Relacionada: 3 hábitos para administrar tus finanzas como “freelancer”

¿Cuáles serían las peculiaridades de trabajar por cuenta propia a la hora de administrar los ingresos y gastos?

“Como “freelancer” utilizamos muchos sombreros… no solo serás el CEO que genere clientes, sino que también te desempeñarás como el CFO que se asegure de que lo s números del negocio están en orden. Nos referimos a definir cosas como por ejemplo: cuál será  tu salario, cuáles son los gastos operacionales de tu negocio, etc.

Por eso se debe evitar a toda costa incrementar el estilo de vida basado solo en las ganancias del negocio durante los meses buenos. Ten en cuenta que esta es una de las razones principales por las cuales los pequeños negocios quiebran.

En adición a eso, a la hora de trabajar por cuenta propia tienes la responsabilidad de administrar aspectos que típicamente le corresponden al empleador si estuvieras bajo nómina; tales como:

1. Generar suficiente negocio/ingresos como para cubrir tus gastos personales y comerciales.
2. Pago de contribuciones (corporativas, sobre ingreso, Seguro Social, Medicare, etc.).
3. Mantener en récord recibos de gastos para deducciones contributivas (gastos de oficina, educación, auto/millaje, etc.).
4. Presupuestar gastos de plan médico.
5. Planificar el manejo de retiro (jubilación).

Recuerda que eres tu propio jefe y no cuentas con un paquete de beneficios. Solo cuentas con el gran beneficio de tener flexibilidad en el manejo de tu tiempo y sobre los ingresos que puedes generar, por supuesto. ;)”

¿Cómo se deben trabajar los pagos de impuestos cuando se es “freelancer”? 

“A muchas personas se les olvida que el dinero de impuestos le pertenece al gobierno. Tarde o temprano te cobrarán (con intereses si no pagas a tiempo), y más vale que tengas el dinero disponible para pagar al momento. Te conviene aprender de los errores de muchas otras personas que han pasado por estos líos. 

Se recomienda separar entre un 25%-30% del ingreso total como “freelancer” para pagar contribuciones. De esta manera, siempre tendrás el dinero disponible para cubrir tu responsabilidad contributiva a fin de año. Recuerda que no se te está reteniendo contribuciones con cada cheque (a diferencia de un empleo por nómina); sino que la responsabilidad recae en ti. Mira esto como un costo básico y esencial del negocio.

Por último, asegúrate de no pagar demás. Muchas personas ven el reintegro como algo bueno porque es un dinero que parece que cae del cielo; pero recuerda que ese dinero es tuyo, y se lo estás prestando al gobierno sin cobrarle intereses. :O

Tip: Siempre es sugerido consultar con un CPA para orientarse acerca de las contribuciones a rendir, y la cantidad estimada a pagar. Además de que un CPA te puede orientar sobre estrategias a utilizar para optimizar tus responsabilidad contributiva”. 

View this post on Instagram

A post shared by Manuel Vidal & Suhailly Matos (@cafeonabudget)

Digamos que a esa persona le va mejor cuando trabaja por cuenta propia. ¿Qué puede hacer con su “sobrante”?  

“Excelente pregunta porque esto aplica tanto a los que trabajan por cuenta propia como a los empleados de nómina. La idea es siempre perseguir ese “sobrante”. 

Cabe señalar que tienes un “sobrante” solo si no hay deudas de consumo que pagar. No hace sentido hacer una inversión donde ganes 7%, mientras por otro lado pagas 20% en intereses de tarjeta de crédito. Si hay deudas de consumo, salir de esas deudas es la prioridad.

En adición a eso, es importante tener reservas como fondo de emergencia. Piensa, ¿qué pasaría si hay una pandemia y pierdes 60% de tu negocio? ¿Esperar ayuda del gobierno? Ya sabemos cómo el gobierno trabajó esa situación en el 2020, lo cual confirma que es tu responsabilidad prepararte con un fondo de emergencia de 3 a 6 meses de gastos esenciales. Luego de tener el fondo de emergencia listo, entonces se puede pensar en cómo invertir el sobrante. 

El mundo de las inversiones es gigante pero creemos que – cuando trabajas por cuenta propia – debes considerar invertir una parte de ese sobrante de vuelta en el negocio. Aspectos como “marketing”, educación, e investigación y/o desarrollo de mejores productos o servicios tienen el potencial de extender tu capacidad de generar más negocio y aumentar tus ganancias significativamente.

En cuanto al retiro, existen varias opciones como cuentas IRA, anualidades, bienes raíces, etc. Pero también existen productos no muy conocidos como lo son el “Solo 401k” o “Self-Employed 401k”, que es básicamente un plan 401k para los “freelancers”. Aquí tienes todos los beneficios de un 401k regular, excepto que no tienes un patrono que haga contribuciones a tu cuenta.

Tip: Recuerda que siempre debes tener un buen asesor financiero de tu lado mostrándote el camino según tus necesidades particulares”.

¿Cuál consejo le ofrecen a una persona que trabaja por cuenta propia y está empezando a elaborar su presupuesto?

“Ten paciencia.

Llevar un presupuesto requiere disciplina e intencionalidad. Pero lo bueno en este caso es que tienes una motivación bien grande para seguirlo, y es que tu negocio eche pa’ lante. Mientras sea posible, busca la manera de vivir por debajo de tus ganancias, revisa tu presupuesto frecuentemente,  y lleva cuenta de cada gasto que tienes. Así podrás hacer los ajustes necesarios a tiempo. 

Recomendamos que comiences gastando lo menos posible hasta que logres ver consistencia en tus ingresos y gastos. Esto puede tomar de 6 meses a 1 año. Ya luego tendrás una mejor idea de cuánto serán tus ganancias en promedio.

El trabajo como “freelancer” es un camino de altas y bajas, sobre todo al inicio. Sin embargo, no hay camino más gratificante que este. Tener éxito implica identificar riesgos y mitigarlos hasta donde se pueda. Muchos de los negocios que fracasan es porque sus propietarios no están al tanto de los aspectos financieros y administrativos de su negocio. Si estás en control de cómo usas cada dólar que entra y sale usando tu presupuesto, ya estarás al frente de tus competidores. Será solo cuestión de tiempo para obtener tu libertad financiera”.

Si te gustó lo que leíste y quieres comunicarte con Suhailly y Manuel, escríbeles a cafeonabudget@gmail.com, escúchalos en Apple Podcast, Stitcher o Spotify y síguelos en Facebook e Instagram. Si lo tuyo es YouTube, este es su canal.