#VidaFreelance: cómo organizar tu agenda laboral

Se formó. 

Te aventuraste a trabajar por cuenta propia desde tu industria y ahora no sabes por dónde empezar. Llevas tiempo en la #VidaFreelance, pero siempre tienes un caos en tus trabajos por hacer y entregar. Dices todos los días: “no tengo tiempo”. ¿Te parece familiar este escenario? Welcome! A todos/as nos está pasando y más en los tiempos en que vivimos.

La buena noticia es que la tormenta tiene calma en algún momento. Con el paso del tiempo y por experiencias propias descubrirás cómo manejar la situación. 

¿Cómo organizar tu agenda laboral? Aquí te comparto algunos consejos que me han funcionado y que podrían ayudarte:

#1 Especifica los objetivos por cada reunión

Ya sea por teléfono, cámara o de manera presencial, las reuniones se prestan como encuentros para, en muchas ocasiones, tomar decisiones y establecer planes a seguir sobre un asunto en particular, entre otros propósitos. Las reuniones también son escenarios para desviar conversaciones importantes a asuntos personales o triviales que no se circunscriben a la finalidad del junte profesional. Sin quitarle la alegría al mundo, establecer desde la invitación en calendario qué se decidirá, conversará o establecerá en esa reunión, ayudará en la organización de tu agenda laboral como “freelancer”. 

Sugerencias: 

• Escribe el propósito de la reunión en la sección de comentarios o descripción de la reunión.
• Comenta el porqué de ese junte como parte del saludo al iniciar la reunión.
• Crea un “checklist” que especifique qué debe decidirse en esa reunión.

#2 Usa un código de colores en tu calendario

¿Reuniones de cuatro o cinco clientes provocan un caos visual cuando abres tu calendario? Utiliza colores para cada cliente y podrás agilizar el proceso de organización y distribución del tiempo. Esta idea, en lo personal, me ha funcionado para facilitar el proceso de saber qué tengo que atender y cuándo pues con solo mirar el color, ya sé cuál es el cliente.

Sugerencias: 

• Establece y marca el color por cada reunión que tengas de ese cliente, no solo en una agenda virtual, también te puede funcionar en una en papel que es identificada con marcadores de diferentes tonalidades.
• Utiliza esta herramienta para ver cuánto tiempo empleas en tus clientes.

#3 Recurre al “reminder” como un aliado para tu memoria

¿Se te olvidan las cosas a cada rato? Relax. Nos pasa todo el tiempo. Usa el recordatorio como herramienta para ayudarte a anotar las cosas o acciones que no debes olvidar. Si es una gestión que realizas mensualmente, programa el recordatorio para que repita cada mes. Por ejemplo, “enviar facturas”, “programar publicaciones”, “establecer temas para escribir por mes”, entre otros.

Sugerencias:

• Un buen aliado puede ser el servicio o la aplicación de recordatorios que proporciona tu celular.
• Si eres más tradicional y amas el papel, usa una libreta específicamente con este fin. ¡Ya sabrás dónde encontrar eso que olvidaste!
• “Sticky notes”? Why not?! Usa la versión digital o la impresa, dependiendo de tus gustos y experiencias.

#4 Establece horarios para responder mensajes

Este puede ser un gran “depende” y seguramente se debe ajustar a unas personas más que a otras, pero conviene en todos los escenarios: determina tu horario para responder mensajes. Puedes recibirlos todo el día y recibir notificaciones sobre ello. Sin embargo, hay que reconocer que detenerse a responderlos puede ser una tarea que conlleve más tiempo del que piensas. Si organizas tres horarios al día para contestar tus mensajes podrás maximizar tu tiempo y dedicarlo en exclusiva a una acción.

Sugerencias: 

• Utiliza recordatorios para dejarte saber cuándo echarle un ojo a la acción de responder mensajes.
• Establece horarios de acuerdo a tu rutina diaria de trabajo. Por ejemplo, si despiertas y acostumbras hacer ejercicios y desayunar, es justo que te convenga leer los mensajes después de este tiempo propio. Otro momento ideal puede resultar justo después del almuerzo y antes de terminar tu “turno” de trabajo. Otra opción que funciona a muchas personas es escribir y responder mensajes únicamente en la mañana o en la tarde para determinar pautas y trabajar durante el día en otras cosas. De igual manera, hay personas que despiertan y lo primero que hacen es responder mensajes. ¡Todo depende de ti!

#5 Construye tu rutina de administración

Reuniones, facturas, notas, publicaciones, propuestas, clases… Te entiendo. ¡Son mil cosas pasando a la vez! ¿Cómo las puedes lograr todas? Organización. Un buen consejo es construir una rutina de administración de tus trabajos como “freelancer”. No siempre estarás al 100% de organización, pero sí en un 80 a 85% de las veces y eso da claridad, ayuda a lograr tus objetivos y te anima a continuar por más en tu carrera independiente.

Sugerencias:

• Organiza un “to-do list” mensual, semanal o diario de qué debes hacer. Eso te ayudará a establecer recordatorios, fechas importantes en calendario y optimizar la calidad de tiempo que dediques a todo.
• Dedícate tiempo diariamente. Como te he dicho en veces anteriores, el descanso es necesario en la #VidaFreelance. Recuerda: la urgencia la “pones” tú.

Ya tienes algunas sugerencias para organizar tu agenda laboral como “freelancer” que utilizo regularmente. ¿Cuáles son las tuyas?

La imagen utilizada en el encabezado de este artículo de mi blog proviene del banco de artes creado por www.BlackIllustrations.com con el fin de visibilizar a las personas negras que no son representadas en los medios en Internet. #RepresentationMatters