Sea cual sea la razón, en algún momento tendrás que hacer una conferencia en vídeo. No importa si es con tus seres queridos/as, amigos/as, colegas, estudiantes o clientes, es necesario establecer unas consideraciones para trabajar efectivamente esos encuentros, sobre todo, si son profesionales.

Herramientas como Zoom, Skype y Google Hangouts son conocidas popularmente por su accesibilidad a las videoconferencias. En 2019, el Impact of Video Conferencing Report presentó que: 

• • el 94% de los empresarios/as dijeron que las videoconferencias incrementan la productividad en sus compañías.
  • el 89% coincide en que las videoconferencias reducen el tiempo de completar tareas y proyectos de trabajo.
  • el 99% dijo que las videoconferencias promueven la comunicación y la colaboración y que impactan positivamente a su empresa.

En este “post”, comparto algunos consejos para hacer de tu próxima videoconferencia un éxito. ¡Han funcionado conmigo! Aquí van:

#1 Establece un ambiente apropiado.

Utiliza una pared con el fondo en un color sólido, sencillo, o un “escenario” profesional que no por más rico que sea visualmente no desvíe la atención de los participantes.

#2 Define el propósito de la reunión e infórmate al respecto.

Antes de reunirte, establece el propósito de la reunión, qué decisiones deben tomarse en ella y quiénes deben estar participando. De ser necesario, busca información relacionada al tema a desarrollarse para lograr aportaciones efectivas.

#3 Toma las precauciones debidas en cuanto a la imagen y el sonido.

Prueba el micrófono y la cámara antes de la reunión para saber si está en perfecto funcionamiento. Toma en consideración la velocidad de tu servicio de Internet. Una vez accedas a la reunión, recuerda usar el “mute” para silenciar tu micrófono y escuchar a quien está hablando. No olvides ser cauteloso con tus gestos no verbales si tienes la cámara encendida.

#4 Sé puntual en tu asistencia a la reunión.

Logra efectivamente el acceso a la reunión a la hora que se ha indicado. Visualiza la reunión virtual como una igual de importante que la física y, por lo tanto, colócala en tu calendario para estar al día con la cita.

#5 Avisa si la reunión será grabada.

Antes de comenzar, de ser necesario y requerido por tu empresa, avisa si la reunión será grabada y deja claro a los/as participantes si se podrá compartir al final. 

#6 Lleva una agenda y síguela.

Detalla tu agenda de trabajo para esta reunión y síguela. Las reuniones en línea se prestan para llevar información precisa y directa. Diferencia las reuniones personales de las profesionales.

#7 No malgastes el tiempo de la reunión.

Siguiendo la línea del punto anterior, concéntrate en llevar la reunión de un modo conciso, dinámico y útil para ti y los participantes. ¡Aprovecha el tiempo y la atención! Precisamente, esta última es menor en reuniones virtuales así que corresponde mantenerte alerta siempre.

#8 Motiva a los/as participantes durante el tiempo de reunión.

Realiza preguntas específicas para los/as participantes y establece un diálogo activo durante la reunión. ¡Llámalos por su nombre!

#9 Establece tus dudas al ser solicitadas. 

Ante un potencial retraso de segundos o un problema de conexión, mantente alerta y reacciona cuando sea solicitado. Espera que una persona hable para que no interrumpas su línea de pensamiento y presenta tus dudas cuando sean requeridas por el moderador o la moderadora de la reunión. De ser tú, da espacio para preguntas cada 10 minutos o por cada tema.

#10 Asegúrate de tener la llamada colgada antes de hacer cualquier comentario.

Comentarios cuando finalizas la llamada en vídeo deben realizarse al tener seguridad de que se han apagado los micrófonos y las cámaras. Despídete, mantente en silencio por unos segundos, verifica que todo esté apagado y entonces, comenta.

Espero estos consejos te ayuden a llevar la vídeoconferencia que próximamente tendrás. ¿Cuál otro “tip” añadirías a esta lista? ¡Vamos a ayudarnos!

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